Le décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018 dont l’entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2019, vient préciser les conditions de récupération des documents et données stockés par un service de coffre-fort numérique.
Il est ainsi prévu que la récupération des données peut se faire par voie de communication électronique, et par une requête unique. Elle peut également se faire dans un format électronique ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé de données.
Il est précisé que le fournisseur du service de coffre-fort numérique prend toutes les mesures nécessaires afin que l’opération de récupération s’effectue de façon complète, intègre et dans un délai raisonnable. Il veille à ce que la mise en œuvre de cette fonctionnalité de récupération s’opère sans collecte de sa part d’informations confidentielles ou de données à caractère personnel concernant l’utilisateur du service, autres que celles indispensables à la bonne exécution de l’opération de récupération.
Il est important que le fournisseur de service communique à l’utilisateur les modalités de l’opération de récupération des documents et données avant la conclusion du contrat de fourniture de service de coffre-fort numérique.
Enfin, l’utilisateur peut exercer à tout moment et à titre gratuit son droit à la récupération des documents et données, sans restriction sur le nombre d’opérations de récupération. Cette liberté vaut pendant toute la durée du contrat. Seul l’abus des demandes de récupération autorise le fournisseur à exiger le paiement de frais ou à refuser de donner suite aux demandes.
L’huissier de justice pourrait être un allié en la matière, notamment en dressant un procès-verbal de constat. Ainsi, il serait possible d’envisager un constat de dépôt des documents au sein du coffre-fort numérique, mais également un constat de restitution en cas de demande de récupération de données et documents. Le constat d’huissier serait donc doublement utile en la matière en ce qu’il permettrait d’attester du dépôt des documents mais également de leur récupération.
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